Kaip ir dauguma naujų dalykų, Kanban metodologijos pritaikymas iš pradžių gali pasirodyti sudėtingas ir painus. Norėdami padėti Kanban naudotojams sėkmingai pritaikyti šį metodą prie savo procesų bei poreikių, aptarsime 4 pagrindinius Kanban principus, kurie padės perprasti metodologijos esmę, bei 5 aiškius ir paprastus žingsnius, padėsiančius šio metodo principus pritaikyti praktikoje.
4 pagrindiniai Kanban principai
Siekiant lengvai perteikti Kanban metodo esmę, išskiriami keturi pagrindiniai Kanban principai:
- Vizualizacija. Tai – darbų ir jų atlikimo eigos vizualinio modelio sudarymas, leidžiantis stebėti visą darbų ir su jų atlikimu susijusių procesų eigą. Darbų atlikimo vizualizacija, kurioje išryškėja greičiausi bei lėčiausi procesai, trikdžiai ir kiti veiksniai, lemiantys darbų atlikimo eigą, padeda greičiau pastebėti bei efektyviau spręsti iškilusias problemas.
- Atliekamų darbų apribojimas. Remiantis Kanban praktika, reikėtų visuomet nustatyti atliekamų užduočių skaičiaus apribojimą. Toks apribojimas padeda darbuotojams išvengti kelių užduočių atlikimo vienu metu. Užtikrinimas, kad darbuotojas vienu metu galėtų atlikti tik vieną užduotį, leidžia panaikinti neefektyvų laiko panaudojimą, kurį sukelia bandymas vienu metu atlikti kelis darbus.
- Sklandi darbų eiga. Vienu metu atliekamų darbų apribojimas leidžia užtikrinti optimizuotą, tolygų ir sklandų atliekamų darbų srautą. Šis optimizavimas naudingas tuo, jog suteikia galimybę analizuoti darbų atlikimo eigą, įžvelgti esamas ir netgi galimas ateities problemas, trikdančias darbų atlikimo procesą, bei užkirsti joms kelią.
- Nuolatinis tobulėjimas. Įgyvendinus pirmuosius tris Kanban principus (sukūrus vizualizaciją, įvedus atliekamų darbų apribojimą ir užtikrinus sklandžią darbų eigą), galima pradėti analizuoti įmonėje vykstančius procesus. Darbams atlikti reikalingo laiko skaičiavimas, atliktų užduočių kokybės vertinimas bei kiti rodikliai padeda komandoms identifikuoti savo silpnąsias puses, problemas ir tobulėti jas sprendžiant.
5 pagrindiniai žingsniai, padedantys užtikrinti sėkmingą Kanban principų pritaikymą
Aptarus Kanban principus galima pereiti prie konkretaus jų pritaikymo, leidžiančio užtikrinti efektyvų šio metodo panaudojimą. Kanban principų pritaikymą galima suskirstyti į penkis pagrindinius, aiškius ir paprastus žingsnius:
- Įmonės procesų suvokimas. Prieš pradedant pritaikyti Kanban metodą, labai svarbu suvokti visus įmonės procesus – pradedant pirminiu užsakymu ir baigiant produkto ar paslaugos suteikimu galutiniam klientui. Reikia gerai išmanyti vykdomų užduočių tipus, visų darbų atlikimo procesų dalis (tokias kaip kūrimas, testavimas, pritaikymas ir t. t.), užduočių pasiskirstymą, atsakomybės pasidalinimą, jos perdavimą ir t. t. Kuo tiksliau žinosite, kas vyksta Jūsų įmonėje, tuo efektyviau galėsite pritaikyti Kanban metodologiją.
- Vizualaus darbalaukio sukūrimas. Įvykdžius pirmąjį žingsnį, galima pereiti prie Kanban darbalaukio kūrimo. Šis darbalaukis – užduočių lenta, kurioje įvairios užduotys yra talpinamos lapelių pavidalu. Gautos užduotys keliauja per įvarius lentos stulpelius iš kairės į dešinę tol, kol yra atliekamos. Kurdami savo pirmąjį darbalaukį pradėkite nuo paprasčiausios užduočių lentos, sudarytos iš trijų stulpelių – „Užduočių sąrašas“, „Atliekamos užduotys“ bei „Atliktos užduotys“. Atlikdami darbus ir fiksuodami jų eigą darbalaukyje greitai pamatysite kokių papildomų stulpelių Jums trūksta, o kokių stulpelių nebereikia. Taip pat atrasite Jums patogų būdą išskaidyti atliekamus projektus, užduotis bei jas atliekančius komandos narius. Koreguodami savo darbalaukį po kiek laiko turėsite optimalią, Jūsų poreikius atitinkančią užduočių lentą.
- Atliekamų darbų apribojimas. Kitas žingsnis, kuris padės Jums užtikrinti optimalią ir sklandžią darbų atlikimo eigą, yra atliekamų dabų skaičiaus apribojimas. Tokius apribojimus galite nustatyti kiekvienam savo darbalaukio stulpeliui. Derėtų pabrėžti, kad stulpeliui pasiekus maksimalų nustatytų užduočių skaičių, turėtumėte jo nebepildyti tol, kol nebus atlikta bent viena iš stulpelyje esančių užduočių. Kaip minėta Kanban principuose, toks apribojimas padeda užtikrinti darbuotojų produktyvumą ir efektyvų laiko panaudojimą.
- Susirinkimų planavimas. Susirinkimai – puikus būdas aptarti įmonės procesų optimizavimo ir tobulėjimo galimybes. Kasdieniai susirinkimai padės Jūsų komandai aptarti problemas, iškilusias atliekant užduotis ar stebint jų atlikimo eigą, bei jų sprendimo būdus. Norėdami aptarti jau atliktas užduotis, įgyvendintus projektus ir būdus, kuriais galėtumėte patobulinti darbų bei projektų atlikimo procesą ateityje, galite surengti retrospektyvinį susirinkimą. Panašiai planuojami ir būsimi projektai – jų aptarimui skirti planavimo susirinkimai.
- Ataskaitų sudarymas. Paskutinis žingsnis, užtikrinantis efektyvų Kanban metodologijos pritaikymą, yra įvairių ataskaitų sudarymas. Gamybos, tiekimo laiko ataskaitos, suminės darbų eigos diagramos ir kitos ataskaitos parodo kaip greitai yra atliekamos užduotys, leidžia stebėti atliekamų ir dar nepradėtų užduočių kiekio pokyčius, nustatyti greičiausius bei lėčiausius procesus, įvertinti kiekvieno komandos nario produktyvumą ir t. t. Šios ataskaitos, kartu su susirinkimų planavimu, padeda vertinti įmonėje vykstančių procesų kokybę ir galimybes juos patobulinti bei optimizuoti.
Štai tokie yra keturi pagrindiniai Kanban principai ir penki žingsniai, padedantys šią metodologiją sėkmingai pritaikyti prie Jūsų įmonės procesų. Perpratus metodo esmę ir ją pritaikius praktikoje, belieka tęsti įmonėje vykstančius procesus, pagal juos atnaujinti savo darbalaukį, stebėti užduočių bei darbų atlikimo kokybę, organizuoti susirinkimus projektų ir problemų aptarimui bei siekti nuolatinio tobulėjimo.
