Kuomet organizacija veikia Scrum metodo principu, įprasta darbo diena prasideda kasdieniu Scrum narių susitikimu. Idealiu atveju, susitikimai visada vyksta toje pačioje vietoje, tuo pačiu laiku, griežtai limituojant posėdžio trukmę – vieno susitikimo laikas neturi viršyti penkiolikos minučių.
Posėdyje dalyvauja visi Scrum nariai: Produkto Šeimininkas, Scrum Meistras ir Komanda. Visi kiti su projektu susiję asmenys, tačiau nepriklausantys Scrum (pvz.: pardavimų vadybininkai), taip pat gali dalyvauti susitikime, su sąlyga, kad jie užims tik klausytojų pozicijas. Ši sąlyga susitikimus daro kryptingai orientuotus į sklandų Scrum narių tarpusavio bendradarbiavimą ir apsaugo nuo išorinių trikdžių.
Kadangi, posėdžio laikas yra labai ribotas, jo metu nesprendžiami nesklandumai ir neaptariami iškilę klausimai. Komandos narys, susidūręs su problema gali konsultuotis individualiai su Scrum Meistru iš karto po susitikimo ar kitu patogiu laiku. Tai padeda išvengti nereikalingų diskusijų tarp nesuinteresuotų asmenų ir sutaupyti laiko.
Kasdienio susirinkimo metu, Komandos nariai orientuojasi tik į tris klausimus:
- Ką nuveikiau vakar?
- Ką nuveiksiu šiandien?
- Kaip man sekasi tvarkytis su užduotimis?
Sutelkdami dėmesį į ką tik atliktus ir ketinamus atlikti darbus, Komandos nariai vieni su kitais dalinasi savo kuriama verte bei išlaiko atvirus darbinius santykius, reikalingus tvariam bendradarbiavimui ir vieningam tikslo siekimui. Nepaisant to, kad susitikimuose dalyvauja Produkto Šeimininkas ir Scrum Meistras, tai nėra standartiniai posėdžiai, kurių tikslas – priversti darbuotojus atsiskaityti už atliktus darbus. Atvirkščiai, tai yra susirinkimas, kuriame Komandos nariai prisiima įsipareigojimus vienas kitam ir dalinasi pasiekimais. Pavyzdžiui, jei programuotojas sako, kad šiandien baigs duomenų saugojimo modulį, tuomet kiti Komandos nariai žino, kad ši užduotis rytoj bus padaryta ir programuotojas galės pereiti prie naujos.
Nuoseklus darbo eigos stebėjimas padeda Komandai pamatuoti savo atliekamo darbo vertę, suvokti savo vykdomų atsakomybių svarbą ir nebijoti prisiimti naujų įsipareigojimų.
Dauguma organizacijų, propaguojančių Scrum, atlieka kasdienį Scrum susitikimą standartiškai, kiekvienam Komandos nariui atsakant į tris klausimus. Tačiau galima alternatyva – aptarti kiekvieną užduočių sąrašo punktą iš eilės. Tokiu būdu, visi Komandos nariai gauna progą pasisakyti apie kiekvieną punktą atskirai.
Tam, kad nereiktų mokytis iš savų klaidų, pateikiame penkias dažniausiai daromas klaidas, kurios gadina kasdienių Scrum susitikimų kokybę ir primygtinai siūlome jų nekartoti.
5 kasdienių Scrum susitikimų klaidos:
- Informacijos kolekcionavimas – neverta rinkti ir užsirašinėti kasdienių susitikimų metu girdimos informacijos. Sisteminti gautą informaciją ir daryti išvadas yra Scrum Meistro darbas, o Komandos nariai turėtų koncentruotis į užduotis ir būdus, kaip jas atlikti geriausiai.
- Nuostata, kad kasdieniai susitikimai reikalingi tik Scrum Meistrui – jei, vienas Komandos narys kalba Scrum Meistrui, o kiti landžioja mobiliuosiuose telefonuose, tada, tai nėra bendradarbiavimu grindžiama aplinka ir Scrum Meistro pareiga tai ištaisyti. Kasdienių susitikimų paskirtis – komunikavimo ir bendro darbo principu eiti vieno tikslo link, todėl kolegos turi būti suinteresuoti išklausyti vienas kitą.
- Kasdienis susitikimas nėra tas pats, kas planavimo susitikimas – jei Scrum Meistras pradeda kasdienį susitikimą pranešdamas Komandai apie naujus reikalavimus ir klausdamas ar šie sugebės juos pritaikyti savo darbe, tuomet prasideda diskusija ir kasdienis posėdis virsta planavimo susitikimu. Esant neatidėliotinai būtinybei aptarti šiuos reikalavimus, siūloma tai padaryti po kasdienio susitikimo, skiriant kelias papildomas minutes, nemaišant visko į vieną.
- Kasdienis susitikimas neturi pavirsti į technines diskusijas – kai kurios Komandos pasakodamos apie savo atliekamas užduotis išsiplečia iki detalių. Nariai kalba apie techninę užduoties atlikimo pusę, o tai iššaukia nereikalingus kolegų klausimus, kurie sunaudoja daug laiko ir duoda mažai naudos.
- Scrum lentos lokalizavimas vienoje patalpoje, o kasdienių susitikimų vykdymas – kitoje – lentos naudojimas suteikia galimybę perteikti reikiamą informaciją vizualiai ir padeda nepasimesti susitikimo eigoje. Kuomet lentos nėra toje pačioje patalpoje, kur vyksta susitikimas, Scrum Meistrai naudoja elektroninius laiškus, o tai nėra nei patogu, nei protinga, nes atima daug laiko ir išskaido Komandos dėmesį.
Siekiant maksimaliai tenkinančių rezultatų ir didžiausio produktyvumo, kasdienių susitikimų metu Scrum nariai turi koncentruotis į esminius tris klausimus, nekalbėti apie kliūtis bei rizikas ir nesiūlyti būdų kaip jas išspręsti, nes tai padarys Scrum Meistras, tam skirtu laiku. Pagrindinis komandos tikslas turėtų būti – pristatyti savo atliekamas užduotis, išklausyti kolegų ir pasiruošti naujai produktyviai dienai.
