Projektų valdymo erdvėje dažnai sklando klausimai – kuris projektų valdymo įrankis yra geriausias, kaip rasti tinkamiausią sprendimą, kuris iš siūlomų įrankių tiks mano situacijoje. Ir nors kartais rekomendacija gali nukreipti prie to vienintelio teisingo pasirinkimo, dažniausiai ji nurodo įrankį, kuris yra geras, bet toli gražu ne idealus. Todėl svarbu suprasti, kad norint rasti įrankį tinkantį būtent jums, būtent jūs ir turite jo ieškoti.
Nors toks pareiškimas gali atrodyti gana gąsdinančiai, nusivilti nereikėtų – susirasti tinkamą įrankį yra visai nesudėtinga, tereikia žinoti kaip jo ieškoti. Tai padaryti padės šis paprastas procesas.
- Atsiminkite – tai ne populiarumo konkursas
Pradėję ieškoti naujo įrankio, neišvengiamai norėsite patikrinti informaciją internete, paklausti kolegų nuomonės ir ieškoti atsiliepimų. Nors tai visiškai natūrali paieškos dalis, ji neturėtų būti jūsų pirmas žingsnis naujo sprendimo link. Pradėję savo paieškas nuo kitų žmonių rekomendacijų, susidarysite išankstinę nuomonę apie įrankius net gerai nesuprasdami savo poreikių, kurie gali būti visiškai kitokie nei jūsų. Tad atsiliepimų skaitymą reikėtų atidėti šiek tiek vėlesniam laikui.
- Išanalizuokite savo procesus
Tikrasis pirmas žingsnis naujo įrankio paieškose – jūsų komandos ar įmonės procesų analizė. Skirkite šiek tiek laiko tam, kad susipažintumėte su visais vykstančiais veiksmais ir jų problematika, o jei juos puikiai žinote ir taip, bent jau peržvelkite iš naujo. Taip geriau suprasite ne tik, kokio įrankio norite, bet ir kokio įrankio jums iš tiesų reikia. Procesų problematikos supratimas padės identifikuoti poreikius ir ieškoti tinkamiausio sprendimo.
- Pasiruoškite būtinų savybių sąrašą
Perpratę procesus, pereikite prie įrankio funkcijų. Pirmiausia išskirkite tas funkcijas be kurių negalėsite apsieiti. Įtraukite viską, kas svarbu – operacinę sistemą, grafikus, laiko sekimą, projektų valdymo metodiką ir visa kita. Visas savybes suskirstykite į du sąrašus – būtinų ir nebūtinų funkcijų. Būtinųjų sąraše turėtų atsidurti viskas, be ko tiesiog negalite įsivaizduoti savo naujo įrankio, o nebūtinųjų sąraše – viskas, ką norėtumėte turėti, bet tai poveikio jūsų efektyvumui neturės.
- Atsižvelkite į įrankius, kuriuos jau naudojate
Nors sudarius funkcijų sąrašus neabejotinai kils noras pradėti įrankio paieškas, prieš tai turėtumėte padaryti dar vieną darbą – išanalizuoti šiuo metu komandos naudojamus įrankius. Reiktų atkreipti dėmesį į tai, kurie įrankiai yra populiarūs, o kurie visiškai nenaudojami, kokia jų charakteristika (asmeninis ar komandinis įrankis), kaip jie naudojami, kokia pateikiama vartotojo sąsaja ir pan. Paklauskite komandos narių, kodėl vienas ar kitas įrankis yra labiau mėgstamas nei kiti, tai padės dar geriau suprasti, kokio įrankio reikia jūsų komandai ir užtikrinti sėkmingą jo prigijimą.
- Atrinkite tinkamus kandidatus
Išsiaiškinus pagrindinius poreikius ir pageidavimus, pagaliau galėsite griebtis paieškų. Ieškokite šaltinių internete, klauskite kolegų, skaitykite atsiliepimus ir pagal turimą būtinų funkcijų sąrašą atsirinkite pirmuosius kandidatus. Atsirinkę pirminį sąrašą, dar kartą jį peržvelkite ir naudodamiesi komandos įžvalgomis ir būtinosiomis funkcijomis, sumažinkite kandidatų skaičių iki vienaženklio. Galutiniu sąrašu pasidalinkite su komandos nariais, nustatykite eilės tvarką ir visus įrankius išbandykite. Geriausia vienu metu bandyti tik vieną sprendimą ir bandymui paskirti bent savaitę laiko, tačiau jei tiek laiko neturite, galite susidaryti savo bandymų grafiką.
- Priimkite sprendimą
Išbandę visus įrankius ir išsirinkę labiausiai patikusius, peržvelkite nebūtinųjų funkcijų sąrašą, kainas, kitus antrinius faktorius ir priimkite galutinį sprendimą. Nesvarbu, kokį populiarų ar nežinomą įrankį galiausiai pasiriksite, šis procesas užtikrins, kad jis patenkintų svarbiausius jūsų poreikius, atitiktų darbo stilių ir būtų priimtas bei naudojamas jūsų komandos narių.
Derlingų paieškų!
