Inovatyvus Projektų Valdymas

Kaip įprastai veikiančiai organizacijai nepasimesti Scrum metodo rolėse ir teisingai perorganizuoti savo darbuotojų atsakomybės? Svarbu įsisąmoninti, kad Scrum metodo veikla, paremta darnia trijų rolių komunikacija. Čia egzistuoja Produkto Šeimininkas, Scrum Meistras ir Darbų Vykdymo komanda. Šios rolės išskaidė įprastas Projektų Vadovo funkcijas ir griežtai suskirstė atsakomybes. Kiekviena rolė turi savo nuosavą aiškiai apibrėžtų darbų rinkinį, kurių vykdymas užtikrina projekto sėkmę.

Produkto Šeimininko, Scrum Meistro ir Darbų Vykdymo Komandos paskirtis

Produkto Šeimininkas iš esmės yra atsakingas už projektą. Pagrindinė jo funkcija – užtikrinti, kad darbų sąrašas sutaptų su verslo reikalavimais ir kliento poreikiais. Darbų Vykdymo Komanda atlieka visas užduotis, reikalingas kokybiškam projekto vystymui, o Scrum Meistras, bendradarbiaudamas su Darbų Vykdymo Komanda ir Produkto Šeimininku, kuria palankią aplinką efektyviam produkto vystymui.

Scrum Meistras iš arčiau

Scrum Meistro paskirtis – užtikrinti, kad Darbų Vykdymo Komandos nariai laikosi Scrum metodikos taisyklių ir principų. Atsiradus nesklandumams, Scrum Meistras motyvuoja komandą bei pataria jai kaip susitvarkyti su nesėkme ir grįžti prie darbų, išnaudojant mažiausiai resursų. Jis nuolat stebi kaip veikia Scrum procesai ir dalinasi idėjomis kaip jų veikimą padaryti sklandesniu, moko komandą saviorganizacijos bei padeda jai tikslingai planuoti savo laiką. Scrum meistras skatina betarpišką komandos narių bendradarbiavimą, ugdo jų pasitikėjimą vienas kitu ir atsako už individualaus darbo transformavimą į kolektyvinį rezultatą.

Projektų Vadovas iš arčiau

Projektų Vadovo pozicija apima labai platų atsakomybių spektrą. Pradedant planavimu bei  organizavimu ir baigiant vadovavimu bei kontroliavimu. Planavimo procesas, dėl dinamiškos aplinkos, dažniausiai trunka visą projekto laiką ir atsako į klausimus “kas turi būti padaryta?” “kada turi būti padaryta?” bei “kas tai padarys?”. Projektų Vadovas susiduria su tokiais uždaviniais, kaip projekto plano vystymas, tvarkaraščio sudarymas ir procedūrų, skirtų remti projekto tikslus, vykdymas. Organizuodamas projektą, Projektų Vadovas turi apsibrėžti kompanijos struktūrą – identifikuoti darbuotojų roles ir pozicijas, nustatyti išorės įmonių paslaugų poreikį ir apsibrėžti reikalavimus personalui. Vadovavimas projektui remiasi projekto plano įgyvendinimu, siekiant užsibrėžtų tikslų. Šiame etape Projekto Vadovo sėkmę lemia plano stiprumas ir asmeniniai įgūdžiai, tokie kaip gebėjimas aiškiai komunikuoti, motyvuoti komandos narius bei spręsti konfliktus. Projektui įgavus pagreitį, Projektų Vadovas negali prarasti kontrolės. Galutinė projekto sėkmė priklauso nuo projekto matavimo (pažangos tikrinimo), įvertinimo (nukrypimo nuo plano priežasčių nustatymo) ir taisymo (nukrypimo padarinių sprendimo).

Kada Projektų Vadovas, o kada Scrum Meistras?

Pereidamos prie Scrum metodikos taikymo, įmonės dažnai susiduria su problema, kuomet yra painiojama Projekto Vadovo ir Scrum Meistro rolė. Projektų vadovų funkcijos apibrėžtos labai plačiai. Jie patys valdo darbo procesus, skirstosi užduotis, sprendžia problemas bei dėliojasi prioritetus. Projektų Vadovai laikomi komandos lyderiais, sprendimų priėmėjais ir planuotojais. Jie atsakingi už sklandžią produkto vystymo eigą, efektyvų komandos darbą ir numatytų tikslų įgyvendinimą. Paprastai tariant, Projekto Vadovas atsako už visą projekto eigą, nuo jo pradžios, iki galo.

Tuo tarpu, Scrum Meistro rolė pastebimai siauresnė, orientuota į pagalbą komandai, taikant Scrum metodiką kasdieniame darbe. Vietoj tiesioginio vadovavimo komandai, Scrum Meistras atlieka “trenerio” funkciją. Jis padeda kiekvienam komandos nariui efektyviai organizuoti savo darbą, laikantis Scrum metodikos taisyklių bei prižiūri sklandų Scrum procesų įgyvendinimą.

Taigi, pagrindinis skirtumas, skiriantis Scrum Meistrą nuo Projektų Vadovo yra tas, kad Scrum Meistras, kitaip nei Projektų Vadovas, praktiškai nevykdo produkto vystymo projekto, o tik teoriškai padeda Darbų Vykdymo Komandai efektyviai dirbti. 

Scrum Meistras – Scrum Komandos pagalbininkas, lyderis. Bendrai kalbant, Scrum Meistro pareiga yra suteikti Kūrimo Komandai žinias apie Scrum metodą bei jo taikymą, prižiūrėti kaip Komanda laikosi Scrum teorijos, praktikos ir taisyklių, o iškilus sunkumams, padėti juos išspręsti.

Pagrindinis Scrum Meistro tikslas – užtikrinti komandos darbo našumą, kuriant maksimalios vertės produktus.

Scrum meistro atsakomybės kūrimo komandai:

• Mokyti komandą savitvarkos ir organizuotumo;
• Teikti pagalbą produkto kūrimo metu ir šalinant iškilusias kliūtis;
• Prižiūrėti Scrum įvykių eigą.

Scrum Meistro rolė atlieka svarbų vaidmenį visame produkto kūrimo procese, palaikant glaudžius ryšius ne tik su Kūrimo komanda, bet ir su Produkto Šeimininku.

Scrum Meistro atsakomybės Produkto Šeimininkui:

• Ieškoti ir taikyti efektyvius metodus darbui su produktų sąrašu;
• Suvokti ir gebėti naudoti produktų planavimo metodus bei dalintis visa informacija, reikalinga vertės kūrimui.

Renkantis Scrum Meistrą, svarbu atsižvelgti į jo asmenybę ir kaip jį priima Komanda. Dažniausia problema, su kuria susiduria organizacijos yra Scrum Meistro rolės suteikimas Projektų Vadovui. Tokiais atvejais komanda jau būna pripratusi iš jo gauti konkrečias instrukcijas ir prireikia nemažai laiko, kol pavyksta pereiti prie saviorganizacijos.

Taigi, suteikti Scrum Meistro pareigas kvalifikuotam asmeniui yra sveikintina, tačiau ne ką mažiau svarbu ir atsižvelgti į jo asmenines savybes bei santykį su komanda. Geriausi Scrum Meistrai paprastai būna tie, kurie mėgaujasi padėdami ir geba džiaugtis kitų sėkme lyg sava.

Iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti, kad Scrum Meistras vadovauja Komandai, tačiau, iš tiesų, komanda pati organizuoja savo darbą bei skirstosi užduotis. Scrum meistras tik pakreipia ją tinkama linkme ir padeda teisingai pasiskirstyti darbo krūvį. Taigi, Scrum Meistras nėra nei koordinatorius, nei vadovas, todėl jis turi gebėti įsiklausyti ir priimti Komandos bei Scrum Šeimininko tempą, norus ar nuomonę, tuo pat metu, prižiūrėdamas ir užtikrindamas darbo efektyvumą.

Komandoms dažnai tenka susidurti su išoriniais trikdžiais, tokiais kaip įvairios užklausos ir prašymai programuotojams iš kaimyninių skyrių, kurie trukdo darbą ir mažina veiklos našumą. Tokiu atveju, Scrum Meistro pareiga yra sureguliuoti šiuos nesklandumus, nukreipiant adresantus tinkama linkme ir padedant jiems gauti reikiamą informaciją, tuo pat metu, maksimaliai išvengiant Komandos narių sutrukdymo.

Scrum Meistras turi išmokyti organizacijos narius Scrum metodikos ir paaiškinti kokią naudą teikia jos paisymas. Tai garantuos organizacijos savivokos apie Scrum svarbą formavimąsi ir savanorišką taisyklių laikymąsi.

Taigi, Scrum Meistras yra tarsi sporto treneris, kuris skatina siekti geriausių rezultatų ir padeda rasti tinkamiausius būdus tai padaryti. Kaip bebūtų, procesas, siekiant išsikeltų tikslų, nėra Scrum Meistro atsakomybė. Jo misija ne nurodyti kaip atlikti darbą, o padėti nepasiklysti taikant Scrum metodą savo darbe.