Projektų valdymas – svarbi ir neatsiejama kiekvienos įmonės veiklos dalis. Nesvarbu, kokio dydžio įmonė bebūtų ar kokia veikla užsiimtų, projektų valdymo metodai įmonės viduje sukuria procesus, tikslumą ir progresą, be kurių nebūtų įmanoma judėti pirmyn.
Kelis dešimtmečius pasaulyje populiariausia projektų valdymo metodika tituluojama krioklio metodika, jau tapusi tradiciniu įmonių pasirinkimu. Remiantis krioklio metodika, projektas yra atliekamas nuosekliai palaipsniui – projekto pradžioje išskiriamos pagrindinės veiksmų fazės (dizainas, gamyba, testavimas ir kt.), kurios yra atliekamos viena paskui kitą eiliškumo tvarka. Tai leidžia įmonei paprastai ir aiškiai planuoti darbus, sekti projekto progresą ir jį lengvai valdyti. Metodikai suteiktas krioklio vardas, nes darbų fazės viena paskui kitą seka tarsi laiptai ar krioklys.
Kad būtų šiek tiek lengviau įsivaizduoti, kaip tai veikia, panagrinėkime automobilių gamintojų pavyzdį. Vadovaudamiesi krioklio metodika ir norėdami sukurti naują automobilio modelį, automobilių gamintojai pirmiausia parengtų visus naujojo automobilio brėžinius ir planus. Kai šie planai būtų baigti ir patvirtinti, prasidėtų visų detalių gamyba. Pabaigus gamybą toliau eitų viso automobilio surinkimas ir galiausiai surinkus automobilį, būtų atliekami visi reikalingi testai, užtikrinantys jo veikimą ir saugumą. Taigi automobilių gamintojas turėtų labai aiškų fiksuotą procesą, kaip pasiekti norimą rezultatą.
Nors ši sistema iš pažiūros atrodo puiki, pradėjus gilintis, dauguma pastebi, jog jai trūksta lankstumo ir prisitaikymo prie besikeičiančių aplinkybių, su kuriomis verslas susiduria kasdien. Ši metodika nėra ideali ir kuriant naujus produktus, nes klaidos ir trūkumai yra atrandami tik projekto pabaigoje, priėjus testavimo fazę. Tokiu atveju, visą procesą reikia pradėti iš naujo, laiko ir kitų resursų sąskaita.
Alternatyva krioklio metodikai yra laikomos iteratyvios projektų valdymo metodikos. Tarp jų atšakų randame scrum, kanban ir kitus pritaikymus, kurie siūlo kitokį, inovatyvų požiūrį į projektų valdymą. Pagrindinė šios metodikos savybė – lankstumas ir nuolatinės pridėtinės vertės klientui kūrimas.
Šios vertybės yra pasiekiamos darbą organizuojant ne stambiais etapais, o trumpomis atkarpomis, kurių metu sukuriama maža baigtinė produkto dalis. Projektas yra išskirstomas į pagrindinius kliento ar užsakovo reikalavimus, kurie yra surikiuojami prioriteto tvarka nuo pirmo iki paskutinio. Tuomet projekto komanda pradeda darbą nuo aukščiausią prioritetą turinčio reikalavimo ir nustato, kokias užduotis turi atlikti, kad jį įvykdytų. Atlikus visas užduotis ir pristačius rezultatą klientui, projekto komanda imasi sekančio rekalavimo ir taip toliau, kol projektas užbaigiamas.
Kad būtų šiek tiek aiškiau, vėl pasitelkime automobilių gamintojus. Šiuo atveju, pirmiausia jie išskirtų, kokius reikalavimus automobiliui kelia užsakovas (kad automobilis važiuotų, kad būtų greitas, kad turėtų 5 vietas ir t.t.). Tuomet nuspręstų, kuriuos reikalavimus įgyvendins pirmus, kuriuos po jų ir pradėtų darbus, siekdami įgyvendinti aukščiausio prioriteto reikalavimą. Sakykime, aukščiausias prioritetas priskirtas reikalavimui, jog mašina važiuotų – komanda išskirtų, kokius darbus reikia atlikti jam įgyvendinti (sukurti variklį, važiuoklę, ratus ir kt.), juos paskirstytų tarpusavyje ir pradėtų darbus. Tik ištestavus ir pristačius važiuojantį automobilį užsakovams, bei gavus jų patvirtinimą, kad viskas atitinka reikalavimus, komanda imtųsi sekančio didžiausią prioritetą turinčio reikalavimo. Taip palaipsniui būtų sukurtas automobilis, atitinkantis visus užsakovų reikalavimus.
Iteratyvios projektų metodikos pritaikymas leidžia įmonėms lengvai pastebėti ir greitai ištaisyti klaidas – dirbant trumpų iteracijų principu, darbas yra peržiūrimas po kiekvienos iteracijos, ne tik projekto gale. Ši metodika taip pat suteikia galimybę ne taip skausmingai reaguoti į rinkos pokyčius ar pasikeitusius klientų reikalavimus – kadangi darbai yra planuojami ne visam projektui, o tik trumpai atkarpai, klientų poreikių pasikeitimas nereiškia, jog reikės keisti viso projekto planus. Galiausiai, ši projektų valdymo metodika suteikia daugiau užtikrintumo klientui, mat projekto komanda nuolatos pristato savo darbo rezultatus, kas leidžia sekti jų daromą progresą.
Projektų valdyme dauguma įmonių renkasi tarp tradicinio krioklio metodo ir inovatyvių, iteracijomis paremtų, metodų. Nors, kuris metodas geriausiai tinka Jūsų komandai, pasakyti sunku, tai priklauso nuo komandos ir projekto specifikos, galima išskirti kelias charakteristikas, padėsiančias apsispręsti. Tradicinis projektų valdymas puikiai tiks įmonėms ir projektams, kurių procesas yra aiškus ir nekintantis. Tuo tarpu, projektams ar įmonėms, kurios kuria naujus produktus, ar dirba nuolatos kintančiomis sąlygomis, prie kurių svarbu prisitaikyti greitai ir be didelių kaštų, iteracijomis paremtas projektų valdymas tiks labiau.
Pasidalinkite, kurį projektų valdymo metodą renkatės Jūs?
Susipažinusiems su scrum projektų valdymo metodika, dažnai iškyla klausimas, kaip geriau vertinti užduotis – įprastai valandomis ar išbandyti istorijų taškus (story points). Užduoties taškas žymi vartotojo istorijos, reikalavimo ar užduoties dydį, tačiau nėra lygus laiko matavimo vienetui. Šie taškai yra naudojami scrum komandų ir suteikia galimybę prognozuoti, kiek pastangų reikės įdėti, norint pabaigti užduotį. Skamba puikiai, tačiau daugumos nuomone tą patį galima pasiekti ir prognozuojant valandomis, taigi kyla klausima, kokie yra vertinimo istorijų taškais privalumai ir kada jį pasirinkti?
