Tarp iteratyvių projektų valdymo metodikų vartotojų, dažnai kyla klausimas kas geriau – paprasta ar elektroninė užduočių lenta. Vieni laikosi nuomonės, jog projektų valdymo įrankis, tik pradėjus naudoti naują metodologiją ne padeda, o tik sukelia nepatogumus ir netgi gali būti nesėkmės priežastimi. Jų nuomone programinė įranga švaisto darbuotojų laiką, skirtą atlikti naudingus darbus. Kiti teigia, jog paprastos (fizinės) projekto lentos yra patogios tik pačioje pradžioje, mokantis dirbti su nauja metodika. Jų nuomone, šios lentos ne tik apsunkina komandą, bet ir tampa didele našta projektui įsibėgėjus. Taigi, kuri pusė teisi?
Fizinės užduočių lentos iš pažiūros atrodo labai paprastos ir patrauklios. Jos puikia atvaizduoja komandos užduotis, bendrą projekto progresą ir statusą ir yra lengvai pritaikomos bei lanksčios pokyčiams. Tokia lenta lengvai pasiekiama ir puikiai matoma visiems komandos nariams, ji taip pat suteikia galimybę kiekvienam prisiliesti prie komandos progreso. Atrodytų, jog viskas ko reikia, tai lenta, keli rašikliai ir lipnūs lapeliai, tačiau pradėjus darbus, dauguma komandų susiduria su problemomis.
Pirmoji problema, su kuria turi susitvarkyti komandos, tai lentos dydis. Tradiciškai iteratyvių projektų (scrum, kanban ir kt.) užduočių lentos susideda iš trijų stulpelių – Padaryti, Daroma ir Padaryta. Tačiau, norint atspindėti tikslų komandos darbo procesą, stulpelis Daroma dažniausiai yra skaidomas į smulkesnius darbo stadijų etapus tokius, kaip projektavimas, gamyba, testavimas ir kitus. Toks skaidymas yra reikalingas norint matyti tikslų komandos progresą, tačiau ženkliai praplatina lentą ir jos užimamą vietą.
Antroji problema, tai užduočių kortelių detalumas. Užduočių kortelės turi būti informatyvios, tačiau neperpildyti užduočių lentos tam, kad ji būtų greitai ir lengvai suprantama. Dauguma komandų nori jose matyti bent pagrindinę informaciją – užduoties pavadinimą, atsakingą asmenį, pabaigos datą ir detales, jei jos reikalingos. Norint, šią informaciją kortelėje sutalpinti, kortelė turi būti pakankamai didelė, tuo tarpu, stulpelio plotis turi būti toks, kad jame tilptų nors viena, geriau kelios kortelės viena šalia kitos. Taigi, dėl užduočių kortelių detalumo, užduočių lenta gali dar padidėti.
Kas nutinka, kai komanda neturi vietos didelei lentai ir dirba prie daug skirtingų užduočių? Projekto pradžioje tai dažniausiai komandai netrukdo – užduočių yra nedaug, procesas nesudėtingas. Tačiau projektui įsibėgėjus, užduočių lenta dažniausiai patampa didele spalvota siena, kurią įskaityti ir suprasti darosi vis sunkiau. Tokios lentos tikrai pagyvina komandos darbo erdvę, tačiau ar jos vis dar atlieka savo paskirtį?
Dar viena problema su kuria susiduria komandos naudojančios fizinę projektų lentą – tai skirtingų lentų poreikis. Dažnai projekto komanda yra sudaryta iš kelių skirtingų žmonių grupių, dirbančių skirtingais procesais kitais atvejais viena komanda dirba prie kelių skirtingų projektų, tad vienos užduočių lentos nebe pakanka. Tokiais atvejais skirtingi projektai ar skirtingi užduočių projektai turi būti vaizduojami skirtingose lentose, kas apkrauna komandos darbo erdvę dar labiau.
Užduočių lentos – tai komandinis įrankis, suteikiantis aiškumą, vizualinę informaciją ir leidžiantis ne tik pamatyti, bet ir prisiliesti prie projekto proceso (perkeliant užduoties kortelę). Tačiau fizinių projekto lentų valdymas atima daug laiko ir pastangų – komanda turi ne tik perkelti užduočių korteles, tačiau keisti ir pačią lentą, ją atnaujinant nauju procesu ar tiesiog plečiant, siekiant sutalpinti visas projekto užduotis. Kyla klausimas, ar tikrai projektų valdymo programinės įrangos naudojimas užtruktų tiek pat.
Nors dauguma nepataria naudoti programinių įrankių tik pradėjus taikyti iteratyvius projektų valdymo metodus, beveik visos įmonės anksčiau ar vėliau pasirenka šiuos įrankius.
Komandos renkasi šiuos įrankius dėl kelių priežasčių –
- Lentos tipą ir išdėstymą galima keisti kiek tik norite kartų greitai ir be jokių papildomų veiksmų,
- Į užduoties kortelę galima sutalpinti neribotą kiekį informacijos, prisegti dokumentus, palikti komentarus ir kita,
- Užduotis tokioje lentoje galima filtruoti pagal komandos narius, projektus, tipą, tam kad matyti tik tas užduotis, kurios aktualios jums.
- Įrankiai automatiškai sugeneruoja visus reikalingus grafikus be papildomo komandos įsikišimo.
Užduočių lentų programinė įranga suteikia greitą ir paprastą sprendimą, kuris bus pasiekiamas visiems komandos nariams bet kuriuo metus, bei greitai pakeičiamas pasikeitus procesui. Taigi, galima daryti išvadą, jog skyrus šiek tiek laiko apsimokyti dirbti su įrankiu proceso pradžioje, komanda sutaupys savo laiką ir resursus.
Bet kuriuo atveju pasirinkimas priklauso nuo komandos, tad kokią lentą – fizinę ar elektroninę rinksitės Jūs?
